文印打字、复印工作有关规定
为更好地为学院的建设与发展服务，提高文印打字、复印工作的质量，特制定院长办公室文印打字、复印工作的有关规定。
一、提交院长办公室打印的材料，必须履行打字审批手续，待审核、批准后，方可送交打字员打印。
二、须打印的材料，原稿要字迹清楚，对涂改不清、难以辨认的原稿，需整理后予以打印。
三、对接收的打印材料，无故不得耽误，在保证质量、完成任务的同时，要注意遵守保密制度。
四、对需复印的材料，必须经主任审批，由专人负责复印。
五、本着节约、高效的原则，每次复印张数不得超过50张，否则会影响复印机的工作寿命。
六、对复印机室要定期检查，保证复印机的良好工作环境。

印 章 管 理
一、以学院名义印发的各类公文用章，由院领导审批。
二、各类证件用章，由相关部门负责人签字，院办主任审批。
三、以学院名义签订的合同、协议用章，由院长或其授权的法人代表审批。
四、各类奖励证书用章，由院领导或院办主任审批。
五、各类报表、申请表用章，由相关职能部门负责人签字，院办主任审批。
六、各类证明用章，由相关职能部门负责人签字，院办主任审批。
七、学生索取在校成绩单、学历证明用章，由相关部门负责人签字，院办主任审批。
八、其它情况用章，由院领导或院办主任审批

校园计算机信息网络管理办法
为加强对学院“校园网”、互联网上网服务的管理，保障学院信息网络的正常运行，特制定本办法。
一、校园网、互联网服务器开通时间为工作日（寒暑假、节假日、双休日除外）每天8：30—16：00。
二、校园网开通期间应保证并指定专人负责本部门计算机的开机，以适时接收办公信息。
三、任何部门或个人不得私自拆装、增设、移动网络终端。
四、院长办公室为学院的信息网络综合管理部门；实验中心负责专业技术支持，并配备专职网络信息安全管理人员1人。
五、校园网及互联网上网者不得从事下列危害网络安全和信息安全的行为：
（一）制作或者故意传播计算机病毒以及其他破坏性程序；
（二）非法侵入计算机信息系统或者破坏计算机信息系统功能、数据和应用程序；
（三）法律、行政法规禁止的其他行为。
六、“校园网”及互联网内不得制作、复制、发布、传播含有下列内容的信息：
（一）反对宪法所确定的基本原则的；
（二）危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的；
（三）损害国家荣誉和利益的；
（四）煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的；
（五）破坏国家宗教政策，宣扬邪教和愚昧迷信的；
（六）散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的；
（七）散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的；
（八）侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的；
（九）含有法律、行政法规禁止的其他内容的。
七、工作时间内不得利用校园网、互联网从事与工作无关的活动。
八、违反本办法第五条、第六条之规定，依据《互联网信息服务管理办法》和《互联网上网服务营业场所管理办法》给予处罚；违反本办法其他条款之规定，依据学院有关规章制度予以处理。
九、本办法自发布之日起施行。

档案工作管理制度
为进一步加强档案工作管理，更好地发挥档案工作在学院的发展与建设中的作用，根据中华人民共和国《档案法》规定，结合学院实际，特制定档案工作管理制度。
一、立卷归档制度
1．立卷原则
立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动、便于查找、利用为原则。
2．归档时间
党政和能按年度归档的部门，应在次年4月底前归档。
教学和能按教学年度归档的部门，应在次年寒假前归档。
3．归档范围
凡是反映本院各项工作、活动，具有参考、利用价值的文件材料，均应按有关规定立卷归档。
4．立卷归档分工
学院各系（部）、处（室）均为立档单位，分工归口立卷。
各系（部）、处（室）负责人应把档案工作列入自己的职责范围，督促本部门负责文书资料工作的干事，在平时的工作中，严格按照文件处理制度，做好文件材料的收集、保管工作。
在规定的时间内，各部门的兼职档案员应及时对文件材料进行管理立卷，以便顺利移交档案室。
5．立卷归档要求
归档的案卷质量，必须符合各类档案质量标准，对不符合标准的案卷，档案室有权拒收。
接收档案时，必须履行接收手续，由立卷部门填写《档案目录》和《档案移交登记表》，一式两份，经查无误后，交接双方在《档案移交登记表》上签字，由移交部门留存一份，档案室留存一份。
二、档案保管制度
1．档案库房要符合标准，应有防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温等措施。
2．档案部门应纳入学院自动化管理系统，根据工作需要和工作实际情况应逐步设置计算机、复印机、照像机、去湿机、吸尘器等。
3．库房框架应编顺序号，案卷应依顺序号排放。各柜、各架和全档案室均应有档案存放示意图。
4．档案人员应对档案的安全定期检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补、复制。
5．档案室无人要锁门，节假日对手中文件要清理，门窗要张贴封条。
三、档案统计制度
对档案室档案进行统计，建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁及档案室内各种情况数据。
每年要定期统计一次，填写统计表，一式两份，档案室留存一份，档案相关部门一份。
四、档案资料借阅制度
1．借阅学院档案室的档案，要办理借阅手续。
2．查阅党政文件、党委会记录、院长办公会记录要经办公室主任批准，并注明查阅范围、用途。
3．借阅人未经办理借出手续，阅读档案时，不准离开借阅室、随意转借他人或带回家中。
4．借阅档案者，要妥善保管档案，严守机密，不得任意涂改、勾画、污损、拆卷、剪裁，要保持案卷的清洁、完整。
5．借出或还回档案，必须严格履行登记注销和检查手续，当面点清。
6．外单位查阅档案资料，需持单位介绍信，注明查阅文件的题目和文号，在指定地点进行查阅，如有特殊情况，需要摘抄、复制，需经办公室领导批准，并收取一定费用。
五、档案的开发利用制度
1．充分发挥本院优势，加强对外信息交流，发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。
2．档案室内应有阅览室、检索目录和复制设备，为利用者提供方便。
3．珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
六、档案的鉴定、销毁制度
1．档案部门应根据有关保管期限的原则，组织由主管领导和相关部门及档案人员组成的鉴定组，对已满期的档案进行鉴定。
2．以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工、个人初鉴、集体审查的程序，对到期的档案，提出延长保管期限或销毁的意见。
3．参与销毁档案人员要在销毁登记清单上签字，必须登记造册，指定专人监销，注意保密，销毁登记清单将存入全卷卷内。严禁把即将销毁的档案材料卖给废旧物资收购站或个人。

公文处理办法
为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法：
一、公文种类
1．决定：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2．通知：转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
3．通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
4．报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关询问。
5．请示：向上级机关请求指示、批准。
6．意见：对重要问题提出见解和处理办法。
7．函：对不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。
8．会议纪要、专题纪要：记载、传达会议情况和议定事项。
二、行文规则
1．行文应确有必要，注重效用。
2．情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。
三、公文的审核、印发
1．公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
2．以学院名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以学院名义制发的下行文或平行文由主要负责人或主管负责人签发。
3．联合行文的，由双方部门的负责人会签，双方主管负责人签发。
4．公文正式印制前，应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。复核完毕，送打字室打印。
5．除“会议纪要”、“专题纪要”外，学院上报或下发的文件都要加盖学院公章。
6．公文由院长办公室打印、装订后发往各部门，同时要有发文登记、收文签字手续。
四、收文办理
1．上级部门的来文及来件，由院长办公室主任签字，提出拟办意见，送负责人批示后办理。凡是送负责人批示或者交有关部门办理的文件，办公室要负责催办。
2．对接收省机要部门下发的文件，要严格履行文件登记手续。由院长办公室主任批示后，送院领导传阅，同时要严格遵守文件的保密制度。
3．处级以上干部要求阅读文件的，由院长办公室统一组织时间在阅文室阅读。
五、公文管理
公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。